Dalam hal jual beli, proforma invoice adalah sebagai faktur atau invoice yang disediakan oleh pemasok sebelum menyediakan barang maupun jasa. Perlu anda tahu, jika proforma invoice akan dikirimkan kepada customer sebelum mereka menerima produk. Proforma invoice manfaatnya juga untuk melayani pelanggan saat melakukan transaksi. Selain itu juga bisa menjadikan para customer untuk melihat perkiraan dalam transaksi. Diantaranya seperti biaya produk, biaya pengiriman, biaya pemrosesan. Proforma invoice adalah jenis faktur sementara yang diberikan sebelum semua barang diserahkan. Sehingga, invoice ini digunakan untuk invoive pengganti sementara. Sebab, barang yang diterima oleh pembeli dikirimkan dengan cara bertahap atau dengan cara yang terpisah.
Dengan melalui pengadaan proforma invoice yang telah disediakan, maka pihak pembeli akan melunasi pembayaran sesuai dengan barang atau jasa yang dibelinya. Pembelian akan melakukan pemesanan barang yang telah sesuai dengan proforma invoice. Akan tetapi, untuk barang tersebut belum diterima kesemuanya dari jumlah pesanan. Kemudian, untuk proforma invoice ini pada akhirnya akan ditukar dengan faktur utuh maupun dengan faktur biasa jika kesemua barang yang dipesan ini sudah diterima dengan cara menyeluruh. Proforma invoice ini juga sebagai informasi mengenai nilai tagihan serta termin pembayaran yang sebaiknya dilunasi oleh pelanggan. Pelanggan bisa memperbaiki barang maupun jasa, dan juga nilai yang dibeli apabila yang tercatat berbeda dengan pesanan
Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Reguler
Dari berbagai macam kasus, perbedaan invoice proforma dan reguler diantaranya mengenai tanggal penerbitan serta tanggal penjualan. Seluruh elemen lain bisa jadi sama. Walaupun beberapa perbedaan bisa terjadi sesuai dengan perusahaan dan jenis barang atau jasa yang dijual. Tagihan faktur proforma juga dikeluarkan serta dikirimkan pada klien potensial lebih awal dari faktur biasanya serta kuitansi, sebelum penjualan serta pembayaran. Hal ini dikarenakan fakta jika invoice atau faktur proforma ini masuk seperti halnya proposal penjualan yang bisa diartikan jika penjualan masih dalam proses mungkin atau tidak mungkin terjadi.
Cara Membuat Proforma Invoice
Untuk pembuatan proforma invoice ini tergantung pada sistem akuntansi cloud yang akan anda pakai. Untuk faktur proforma ini termasuk salah satu jenis dokumen default. Apabila mereka tidak berada dari jenis dokumen default, sistem bisa memperbolehkan anda untuk mengubah template dokumen. Yaitu untuk perkiraan, kutipan, maupun faktur biasa. Dengan begitu, namanya menjadi faktur proforma. Proforma invoice ini biasanya juga akan memasukkan unsur-unsur yang sama dengan faktur, yaitu dengan pengecualian tanggal. Dapat untuk mencantumkan produk atau suatu layanan yang dijual, harga, kuantitas, tarif pajak. Dan juga jumlah pajak, jumlah total, serta yang paling penting yaitu rincian pembayaran.
Fungsi dan Ketentuan Proforma Invoice
Fungsi proforma invoice adalah sebagai faktur ringkasan maupun perkiraan yang dikirim oleh penjual kepada pelanggan sebelum barang tersebut dikirim. Selain itu juga untuk mencatat jenis serta jumlah barang yang dipesan, nilai barang, serta informasi penting lainnya. Diantaranta seperti berat serta biaya kirim. Faktur proforma ini pada umumnya dipakai sebagai faktur sementara dengan kutipan.
Proforma invoice ini lain halnya dari faktur biasa, sebab tidak termasuk tagihan atau penagihan pembayaran. Perbedaan yang paling umum dari invoice serta proforma invoice yaitu bisa dilihat dari pembuatan pencatatan transaksi. Sebab, invoice ini termasuk bentuk piutang, lalu untuk proforma invoice merupakan transaksi pencatatan masih berupa draft yang masih harus dikonfirmasi lagi agar menjadi invoice.
